Отдел Административно обслужване и общинска собственост

Отдел „Административно обслужване и общинска собственост” има следните основни функции:

1. Организира, контролира и осъществява деловодната /регистрационната/ дейност на администрацията на фронт и бек офиса;
2. Организира цялостната дейност на общинската администрация по административното обслужване на физическите и юридическите лица на принципа „едно гише”, приемането на граждани и представители на организации и изслушването на техните предложения и сигнали съгласно АПК;
3. Осъществява посредством автоматизирана информационна система деловодна дейност, архивиране и съхраняване на документацията на администрацията, изготвя заверени копия на документи, съхранява архива, организира експертиза за ценността на документите, тяхната обработка и предаване в Държавен архив;
4. Разглежда заявленията за предоставяне на достъп до обществена информация по Закона за достъп до обществена информация и изготвя проекти на решения за предоставяне на достъп или отказ за предоставяне на достъп, извършва справки и изготвя отчети по този закон;
5. Извършва вписвания в Административния регистър;
6. Предоставя информация за административните услуги, извършвани от общинската администрация;
7. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи;
8. Отговаря, следи и докладва за спазване на сроковете по документооборота чрез АИС /административно-информационната система/ на администрацията;
9. Отговаря и следи за спазване и прилагане на практическата инструкция за оформяне на документи в администрацията;
10. Отговаря за организацията по поддържане и актуализиране данните в електронния регистър, съгласно Закона за защита на личните данни;

11. Организира и контролира дейността по копиране (размножаване) на документи и материали за общинската администрация;
12. Организира и контролира дейностите по сигнали и предложения на граждани;
13. Предоставя информация на граждани и служебни лица по въпроси, касаещи дейността на общината;
14. Извършва координация и прави предложения за повишаване на качеството на административното обслужване, съгласно новостите и нормативните изменения;
15. Организира дейността по прилагане на съвременни информационни и комуникационни технологии в община Хисаря, в съответствие с националните и общински стратегии, програми, планове и приоритети;
16. Организира техническата поддръжка на наличната компютърна и офис техника, мрежовите операционни системи и локалната мрежа в община Хисаря;
17. Проучва необходимостта от специализирани потребителски програмни продукти за нуждите на общинската администрация и тяхната наличност на пазара на информационни технологии;
18. Подготвя техническо задание за доставка или възлагане за разработка на софтуер, както и за закупуване на компютърна и офис техника;
19. Организира поддръжката на компютърните mail и web сървъри, електронната страница, фейсбук страницата, цифровата автоматична телефонна централа, системите за електронни комуникации в община Хисаря;
20. Участва в проектирането, внедряването, контрола и управлението на информационни системи;
21. Организира и контролира процеса на снабдяване, съхранение и стопанисване на стоково-материални ценности /СМЦ/ и дълготрайни материални активи /ДМА/, необходими за функционирането на общинската администрация;
22. Осигурява поддръжката и стопанисването на административните сгради на община Хисаря;
23.Осигурява необходимите условия за санитарно-битово и хигиенно обслужване на административните сгради на община Хисаря;
24. Осигурява поддръжката и стопанисването на служебните автомобили на община Хисаря.

Административното обслужване на гражданите и юридическите лица в Общинска администрация гр.Хисаря е изградено и организирано в съответствие с изискванията на Закона за местното самоуправление и местната администрация, Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс и Наредбата за общите правила за организация на административното обслужване.

В изпълнение на чл. 44, ал.1  г.16 от Закона за местното самоуправление и местната администрация и във връзка с чл.1 от Закона за администрацията има разработен и утвърден Устройствен правилник на общинската администрация. С този правилник се определя организацията на дейности и функционалните задължения на административните звена, посочена е структурата на администрацията и връзките на подчиненост в нея.

Съгласно изискванията  на Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване и чл.5 ал.1 от Закона за администрацията и във връзка с изпълнение на изискванията на Административнопроцесуалния кодекс са разработени Вътрешни правила за административно обслужване в Община Хисаря. Те уреждат правилата за организация на административното обслужване в общината. С разработената и обнародвана „Харта на клиента” запознаваме гражданите с функциите, които изпълнява кметът на общината, с видовете услуги, които се извършват в Общинска администрация Хисаря, с основните права, които различните закони им предоставят, пътят по който могат да защитят тези права, както и по-високите стандарти в административното обслужване, които си поставяме за цел. С тази „Харта” ние информираме гражданите за нивото на обслужване, на което могат да разчитат и какво ние, като служители очакваме от тях.

Общинската администрация при осъществяване на своята дейност се ръководи от принципите заложени в Закона за администрацията:

1. Законност.

2. Откритост и достъпност.

3. Отговорност и отчетност.

4. Ефективност.

5. Субординация и координация.

6. Предвидимост.

Стремим се да осигурим:

–          Равен достъп до административните услуги и до информация за административното обслужване.

–          Различни форми за достъп до административните услуги и информацията за тях.

–          Любезно и отзивчиво отношение.

–          Координираност и взаимодействие с всички страни, заинтересовани от подобряване на административното обслужване в администрацията.

–          Надеждна обратна връзка.

–          Изпълнение на задълженията във връзка с административното обслужване в съответствие с Вътрешните правила за административното обслужване.

–          Качество на предоставените услуги.

За подобряване работата и спазване на горепосочените принципи и цели сме разработили следните вътрешно-нормативни документи:

–          Стратегия за прозрачно управление и за превенция и противодействие на корупцията.

–          План на мероприятията за изпълнение на Стратегията за прозрачно управление и за превенция и противодействие с  корупцията.

–          Кодекс за поведение на държавен служител.

–          Кодекс за поведение на общински служител.

–          Вътрешни правила за достъп до обществената информация.

–          Годишен план за обучение на персонала.

Дейността на Общинска администрация Хисаря е организирана по начин, осигуряващ обслужването на потребителите на административни услуги на принципа „На едно гише” в Общинския център за услуги и информация на гражданите /ОЦУИГ/.

ОЦУИГ е с отделен вход, обозначен е с надписи и работно време, има указателни табели за местонахождението му.

До ОЦУИГ е осигурена възможност за достъп на хора с неравностойно положение.

Искания/заявления за извършване на административни услуги, жалби и протести, предложения и сигнали се подават чрез деловодството, намиращо се в ОЦУИГ.

Искания, заявления, жалби и протести, сигнали и предложения се подават и чрез кметствата и кметските наместничества в Общината.

Редът за регистрация на подадените заявления, жалби, протести, сигнали и предложения се изпълнява по европейските изисквания на стандарта по качество ISO 9001-2015, който Общинска администрация Хисаря пъддържа.

След приемане на документите с резолюция от Кмета на Общината се определя изпълнителя на административната услуга и срока за изпълнение. Срокът за изпълнение на услугата е в съответствие с изискванията на Административнопроцесуалния кодекс и Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване.

Длъжностните лица, отговарящи за извършване на административна услуга са длъжни да осигурят:

–          Обоснована, достоверна и убедителна мотивировка; точна и ясна формулировка, спазване на граматическите правила на БДС.

–          Съгласуване на съдържанието със съответните компетентни длъжностни лица.

–          Създадените документи, предимно писма, да не съдържат текстове, отнасящи се до различни проблеми.

Общинска администрация гр.Хисаря е длъжна да осигурява ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна информация.

Комуникацията с клиентите във връзка с определяне и преглед на изискванията към административните услуги се осъществява от длъжностните лица от „Център за услуги и информация на гражданите” или друго длъжностно лице определено за конкретния случай. Клиентите могат да си набавят, необходимата им информация за услугите, таксите или цените, сроковете за изпълнение чрез интернет, по телефона или на място в „Център за услуги и информация на гражданите ”.

За подобряване на комуникацията и осъществяване на обратна връзка за определяне удовлетвореността на клиентите от административни услуги ръководството на Община Хисаря извършва анкетиране и е въвело “Книга за предложения, сигнали, оплаквания, похвали награжданите”. Книгата е на разположение на гражданите в „Център за услуги и информация на гражданите” и в нея могат да бъдат направени предложения, коментари и препоръки относно административното обслужване за повишаване качеството на услугите, от там и повишаване наудовлетвореността на клиентите на административни услуги. Периодично се извършва преглед на съдържанието на книгата от Секретаря на общината или от началник отдел „Административно обслужване” за новопостъпили сигнали, отзиви или протести и при необходимост се разпореждат за понататъшни действия във връзка с тях. Събраната информация се използва, както за администриране и оперативно ръководство, така и се представя на прегледите от ръководството. Издаването, оспорването и изпълнението на административните актове, както и оспорването по съдебен ред на подзаконови нормативни актове, разглеждането и решаването на сигналите и предложенията на гражданите и организациите се извършва в съответствие с изискванията от „Административно процесуален кодекс”.

“Заявка за предоставяне на административна услуга, жалба, сигнал.”

Първоначален преглед за изискванията за предоставяне на административна услуга или жалба се извършва от длъжностното лице приемащо заявката за услуга. Прегледът се състои в проверка за актуалността, пълнотата и точността на заявените изисквания към услугата. Длъжностното лице изисква запис за извършени плащания, такса или цена на услугата, или други плащания,свързани със заявената услуга. Ако са определени изискванията и изпълнени всички предварителни условия за приемане на заявката, същата се регистрира в информационна система „АКСТЪР” от съответното длъжностно лице. При регистрация на заявката клиента се уведомява за срока за изпълнение на услугата – определя се дата за получаване на резултата от услугата или жалбата. Изпълнението на приетите и регистрирани заявки за услуги, жалби и сигнали се извършва в съответствие с нормативните изисквания и очакванията на клиентите.

Ако не са определени изискванията или не са изпълнени всички предварителни условия за приемане на заявката, длъжностното лице информира клиента и съдейства за изпълнение на изискванията за приемане на заявката, жалбата, сигнала. При изискване, от страна на клиента, за промяна в изискванията към вече регистрирана заявка, длъжностно лице от „Център за административно и информационно обслужване на населението” уведомява клиента за възможностите в конкретния случай. При необходимост длъжностното лице, обслужващо клиента, съгласува устно с компетентните длъжностни лица възможностите за изменения в изискванията към услугата и едва тогава предоставя информация на клиента за решение и по-нататъшни действия.

Регистриране на заявката

Заявената услуга, жалба или сигнал се регистрира в регистъра на програмния продукт „АКСТЪР” от деловодителя.

Възлагане изпълнението на заявената услуга, жалба или сигнал

Възлагането на изпълнението става само след резолюция от кмета или секретаря на общината.

Извършване

Извършването на административната услуга, жалба или сигнал се осъществява при спазване на сроковете за извършването и утвърдени в ръководните документи на общината и при спазването на принципите залегнали в хартата за изпълнението й. Всички документи (информационни носители), отнасящи се до определяне и преглед

на изискванията към административните услуги и/или друг обмен на информация с клиентите се съхраняват в архивите на общинската администрация.

Контрол

Осъществява се от прекия ръководител в хода на изпълнението на самата заявена услуга, жалба или сигнал, кмета или секретаря на общината във всеки един момент. При констатиране на несъответствия или вероятност за допускане на такова се прилагат процедурите, свързани с управление на несъответствието или за предприемане на коригиращи или превантивни действия.

Представяне резултатите на потребитяля/ заявителя на услугата, жалбата или сигнала-Потребителят на услугата я получава на мястото, където тя е заявена или ако се касае за жалба или сигнал, отговора се изпраща по пощата в писмен вид. Ако клиента желае, може и по електронна поща да му бъде предоставен отговора.

 Идентификация и проследимост

Идентификация и проследимост на дейностите при обслужването в ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ ХИСАРЯ се извършва по време на всички етапи на обслужването от лицата, извършващи регламентирани дейности.

Степента на проследимост се определя от:

– вида на административната услуга;

– изискванията на съответните законови и нормативни актове;

– възможностите на специализирания деловоден софтуер и др.

Резултатите от процесите в Общината се идентифицират чрез идентификацията на свързаните с тях документи и съответната служебна преписка. Всички документи, които влизат или излизат от Общината подлежат на регистрация. От ОЦУИГ документите биват насочвани за резолюция от ръководителите на структурните звена, които извършват дейностите по предоставянето на съответната услуга. Осигуряването на идентификация и проследимост на услугите, заявявани чрез УИГ, се извършва чрез програмната система “АКСТЪР”.

Чрез софтуера “АКСТЪР” се извършва:

– регистриране на входни данни ;

– насочване на документа към съответните служители и формулиране на задачите им ;

– следене на състоянието на изпълнение на задачите ;

– регистриране на извършените услуги ;

– регистриране на породените при изпълнението на задачата нови задачи и документи

– поддържане на връзки между свързаните документи ;

– възлагане на нови задачи и следене на изпълнението им.

Предложения, сигнали и жалби се подават по общия ред. За работата с тях отговаря Секретаря на Общината. Осигурена е възможност на гражданите да пускат сигнали, предложения, жалби в кутия поставена до входа на ОЦИУГ. Осигурена е и възможност по електронен път от сайта на Общината да се подават жалби, сигнали от граждани, подаване на молба свободен текст, писма. Обявен е телефон за предложения, сигнали и жалби. След получаването на жалбите ръководството на Общината разпределя по компетентност към съответният служител или институция, който да подготви отговора на гражданина, съобразен със съответните срокове.

Стараем се в срок да отговаряме на всички постъпили жалби, ако се окаже, че Общината не е компетентна да отговори на жалбата се сигнализира съответната институция, каято може да даде отговор, след което да се уведоми подалия, жалбата или сигнала.

“През последните години сме постигнали следното:”

– Разработена е системата за управление на качеството и е внедрена в Общинска Администрация Хисаря в съответствие с изискванията на международния стандарт ISO 9001:2015. Стратегическа цел при въвеждането на системата е създаване на увереност във всички заинтересовани страни, че ще получават административни услуги и отговори на жалби, сигнали съобразени с техните нужди и очаквания.

– В процес на работа е създаването на нов сайт на Общинска администрация, отговарящ на всички изисквания на Закона за електронното управление. Съдържащ всички задължителни реквизити, както и да са спазени  и задълженията за предоставяне на информация съгласно чл. 13, ал. (1) от Закона за електронното управление, като да предоставя безпрепятствен, пряк и постоянен достъп на получателите на услуги до следната информация:

1. Наименование.

2. Седалище и адрес.

3. Адреси на териториалните звена, ако такива са установени и са различни от адреса по т. 2.

4. Данни за кореспонденция, включително телефон, адрес на електронна поща и интернет страница с интерфейс за електронна кореспонденция.

5. Актуален и действащ телефон, на който потребителят би могъл да получи информация за предоставяната услуга, консултация и помощ за необходимите действия, които трябва да предприеме за получаване на услугата;

6. Уникален идентификатор.

7. Информация за органа, осъществяващ контрол върху дейността му.

8. Информация за подаване на предложения, сигнали и жалби.

9. Информация за реда за обжалване на действията му и на издаваните от него актове.

Чрез новият официалният сайт на Общината гражданите ще могат да получават информация за всички приети Нормативни актове, както и да си го копират на своя компютър.   От всяка отделна рубрика гражданите отново ще могат да получат информация относно работата на Общинска администрация, Общински съвет, предоставяните услуги в администрацията. Ще продължават да могат да се информират за предстоящи събития, празници, търгове, обществени поръчки и т.н. Винаги ще им е предоставена е възможност за коментар. Ще продължават да могат да пускат жалби и сигнали по електронен път директно до секретаря и кметовете на Общината.